Własna aplikacja czy gotowy SaaS. Rachunek, który warto zrobić przed decyzją
Abonament wygląda tanio, dopóki nie pomnożysz go przez liczbę osób i przez pięć lat. Ale tanio nie znaczy źle — pokazuję, gdzie leży próg.
Gotowe narzędzie kosztuje 80 zł miesięcznie za osobę. Własny system 30 000 zł raz. Pierwsza liczba wygląda niegroźnie, druga jak decyzja zarządu. Problem w tym, że porównujesz miesiąc z pięcioma latami.
Rachunek, który zajmuje dwie minuty
Weź liczbę osób, które będą korzystać z narzędzia, pomnóż przez miesięczną cenę za użytkownika i przez 12. Potem spójrz, ile ta kwota daje przez pięć lat.
| Osób | SaaS 80 zł/os./mies. | Rok | 5 lat |
|---|---|---|---|
| 3 | 240 zł | 2 880 zł | 14 400 zł |
| 10 | 800 zł | 9 600 zł | 48 000 zł |
| 25 | 2 000 zł | 24 000 zł | 120 000 zł |
Przy trzech osobach abonament jest bezkonkurencyjny i nie ma o czym rozmawiać. Przy dziesięciu robi się ciekawie. Przy dwudziestu pięciu własny system zwraca się w drugim roku i pracuje dalej za darmo.
To jednak tylko jedna strona rachunku. Druga jest mniej oczywista i częściej decyduje.
Czego ten rachunek nie widzi
Po stronie SaaS-a
- Podwyżki. Cena za użytkownika rośnie i nie masz na to wpływu. Migracja po trzech latach danych jest kosztowna, więc dostawca o tym wie.
- Obchodzenie procesu. Jeśli narzędzie nie robi czegoś po Twojemu, ktoś w firmie prowadzi arkusz obok. Ten arkusz to ukryty koszt, którego nie widać w fakturze.
- Dane. Eksport bywa niepełny albo w formacie, z którego trudno cokolwiek odtworzyć. Sprawdź to, zanim wsypiesz tam pięć lat historii.
Po stronie własnego systemu
- Utrzymanie. Serwer i baza to zwykle kilkadziesiąt do kilkuset złotych miesięcznie. Realne, ale nie zmienia rachunku.
- Rozwój. Zmiana prawa albo nowy proces oznacza pracę. Zakładaj kilka tysięcy złotych rocznie na drobne zmiany, jeśli firma się rozwija.
- Czas. SaaS działa jutro. System będzie gotowy za dwa miesiące. Czasem to rozstrzyga wszystko.
Pięć pytań, które rozstrzygają
- Czy Twój proces jest standardowy? Jeśli wygląda tak samo jak u wszystkich w branży, ktoś już zbudował do niego narzędzie. Budowanie go od nowa to marnowanie pieniędzy.
- Czy ktoś prowadzi arkusz obok narzędzia? To najpewniejszy sygnał, że gotowe rozwiązanie nie pokrywa procesu. Policz, ile godzin miesięcznie zjada ten arkusz.
- Ile osób realnie potrzebuje dostępu? Powyżej dziesięciu rachunek zaczyna się przechylać. Powyżej dwudziestu przechyla się wyraźnie.
- Czy dane mogą wyjść z firmy? Przy danych objętych NDA albo szczególnie wrażliwych własna infrastruktura bywa nie tyle tańsza, co jedyna możliwa.
- Czy proces jest już ustalony? Jeśli nie, żadna z opcji nie zadziała. Najpierw trzeba wiedzieć, jak ma być.
Trzecia droga, o której się zapomina
Nie musisz wybierać między abonamentem a systemem za 30 000 zł. Bardzo często wystarczy cienka warstwa łącząca to, co już masz: automatyzacja, która przenosi dane między dwoma narzędziami, albo prosty panel czytający z obu i pokazujący jeden widok.
Taki moduł kosztuje od 3 000 zł i powstaje w dwa tygodnie. W wielu firmach zdejmuje dokładnie tę pracę, dla której rozważano wielkie wdrożenie. Więcej o tym podejściu piszę na stronie automatyzacji procesów.
Krótko
- Do 5 osób abonament wygrywa niemal zawsze. Powyżej 20 przegrywa niemal zawsze.
- Arkusz prowadzony obok narzędzia to sygnał, że gotowe rozwiązanie nie pasuje.
- Standardowy proces = SaaS. Proces po swojemu = własny system.
- Sprawdź eksport danych z SaaS-a, zanim zbudujesz tam pięcioletnią historię.
- Zanim wydasz 30 000 zł, sprawdź, czy problemu nie rozwiąże moduł łączący dwa narzędzia, które już masz.
Mateusz Przybysz — buduję firmom aplikacje web i mobile. Odpowiadam za weryfikację merytoryczną i publikację tego tekstu.
Opublikowano 27 lipca 2026.