Asystent AI na dokumentach firmy. Odpowiedzi ze źródłem, błędy i granice

Asystent AI na dokumentach firmy to czat, który odpowiada na pytania pracowników albo klientów wyłącznie na podstawie Waszych umów, procedur, cenników i instrukcji, i przy każdej odpowiedzi wskazuje dokument, z którego ją wziął. Buduję go zwykle w 4–7 dni pracy, a w pakiecie z automatyzacją maili kosztuje orientacyjnie od 6 400 zł.

Poniżej opisuję, jak taki asystent działa, w czym się myli i jak to ograniczam. Szerszy obraz, od wyboru pierwszej czynności po rachunek, jest we wpisie jak wdrożyć AI w firmie.

Jak działa asystent na firmowych dokumentach

Asystent nie uczy się Twoich dokumentów na pamięć. Przy każdym pytaniu wyszukuje kilka pasujących fragmentów i dopiero z nich składa odpowiedź. Ta metoda nazywa się RAG (wyszukiwanie plus generowanie) i ma jedną ważną zaletę: zmiana dokumentu od razu zmienia odpowiedź, bez ponownego trenowania czegokolwiek.

1. Dokumenty trafiają do bazy, pocięte na fragmenty z opisem, skąd pochodzą.
2. Pytanie pracownika jest porównywane z fragmentami po znaczeniu, nie po słowach.
3. Model dostaje pytanie i kilka najlepszych fragmentów, i tylko z nich odpowiada.
4. Odpowiedź wraca z odnośnikiem do dokumentu i miejsca w nim.

Do czego asystent się nadaje, a do czego nie

Asystent sprawdza się przy pytaniach, na które odpowiedź jest zapisana w jednym albo dwóch miejscach. Gorzej radzi sobie z pytaniami, które wymagają liczenia na danych z wielu dokumentów naraz.

Pytania o sumy i zestawienia obsługuje inny moduł, który zamienia pytanie na zapytanie do bazy i rysuje wykres. To osobna praca i osobna wycena.

Gdzie asystent AI się myli

Asystent myli się najczęściej wtedy, gdy w dokumentach są dwie sprzeczne wersje tej samej zasady albo gdy odpowiedzi w nich po prostu nie ma. Trzy typowe błędy i to, jak je ograniczam:

• Stara wersja dokumentu. Cennik z zeszłego roku leży obok nowego. Asystent cytuje ten, który lepiej pasuje do pytania. Dlatego przed startem porządkujemy, co jest aktualne, a każdy dokument w bazie ma datę.
• Zmyślona odpowiedź. Model, który nie znalazł fragmentu, potrafi odpowiedzieć z ogólnej wiedzy. Mój asystent w takiej sytuacji mówi, że w dokumentach tego nie ma. Odpowiedź bez źródła traktuję jako błąd.
• Za wąskie wyszukiwanie. Pracownik pyta o „L4”, a procedura mówi o „zwolnieniu lekarskim”. Wyszukiwanie po znaczeniu zwykle to łapie, a resztę wyłapuje próba na prawdziwych pytaniach zespołu.

Dokumenty firmy a bezpieczeństwo danych

Przy każdym pytaniu do modelu trafiają fragmenty dokumentów potrzebne do odpowiedzi. Przy modelu w chmurze idą do jego dostawcy na warunkach umowy biznesowej. Gdy dane nie mogą wyjść poza firmę, model i baza dokumentów działają na Twoim serwerze.

Druga sprawa to uprawnienia. Asystent dla całego zespołu nie powinien cytować umów o pracę ani wynagrodzeń, więc dokumenty dzielimy na grupy, a każdy pracownik widzi odpowiedzi tylko z tych, do których ma dostęp.

Krótko

• Asystent odpowiada wyłącznie z Waszych dokumentów i podaje źródło każdej odpowiedzi.
• Budowa zwykle 4–7 dni, w pakiecie z automatyzacją maili od 6 400 zł.
• Najczęstsze błędy biorą się ze starych wersji dokumentów i braku odpowiedzi w bazie.
• Do sum i zestawień potrzebny jest osobny moduł pracujący na bazie danych.
• Pełny cennik: ile kosztuje wdrożenie AI w firmie.

Twój zespół co tydzień pyta o te same rzeczy? Napisz, jakie dokumenty macie i kto najczęściej szuka w nich odpowiedzi. Odpiszę, czy asystent ma tu sens. Zakres i ceny są na stronie wdrożeń AI dla firm.