Excel, WhatsApp i kartki. Pięć sygnałów, że firma dorosła do własnego systemu

Excel jest świetny i większość firm powinna zostać przy nim dłużej, niż im się wydaje. Arkusz nie wymaga wdrożenia, nie kosztuje i każdy go zna. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma przestaje go używać, a zaczyna się z nim męczyć.

Pięć objawów, po których widać, że ten moment nastąpił.

1. Te same dane wpisujesz więcej niż raz

Zamówienie trafia mailem. Ktoś przepisuje je do arkusza. Ktoś inny do programu do faktur. Trzeci wpisuje adres do listu przewozowego. Cztery razy ta sama informacja, cztery okazje do literówki.

To najczystszy objaw i jednocześnie najłatwiejszy do policzenia. Weź jedno takie zdarzenie, zmierz czas, pomnóż przez liczbę zdarzeń w miesiącu. Zwykle wychodzi kilkanaście godzin, o których nikt nie myślał jak o koszcie.

2. Nie wiadomo, który plik jest aktualny

zlecenia_v3_FINAL_poprawki_AK.xlsx. Jeśli ta nazwa nie wygląda śmiesznie, tylko znajomo, arkusz przestał być źródłem prawdy.

Objawem pochodnym jest scalanie: ktoś raz w tygodniu poświęca pół dnia na złożenie kilku kopii w jedną. Ta osoba nie wykonuje wtedy żadnej pracy, która przynosi firmie pieniądze.

3. Wiedza siedzi w jednej głowie

Test jest prosty: co się dzieje, gdy Kasia idzie na dwa tygodnie urlopu? Jeśli odpowiedź brzmi „nikt nie wie, co z czym", firma nie ma procesu — ma osobę, która go pamięta.

To ryzyko, nie niewygoda. System nie zastępuje kompetencji, ale zamienia „Kasia wie" w „widać w systemie". Przy urlopie, chorobie albo odejściu pracownika ta różnica jest warta więcej niż całe wdrożenie.

4. Klienci dzwonią po status

Każdy telefon z pytaniem „na jakim etapie jest moja sprawa" to koszt po obu stronach: Twojego czasu i cierpliwości klienta. Jeśli takich telefonów jest kilka dziennie, to nie jest obsługa klienta, tylko odczytywanie na głos arkusza.

Portal, w którym klient sprawdza status sam, zdejmuje zwykle większość tych rozmów. Reszta zostaje — i dobrze, bo część klientów zawsze wolała będzie zadzwonić.

5. Raport powstaje ręcznie i zawsze za późno

Zestawienie za miesiąc składane z czterech eksportów jest gotowe około dziesiątego i mówi o czymś, co już się wydarzyło. Decyzje podejmowane na jego podstawie są zawsze spóźnione o kilka tygodni.

Osobny wariant tego samego objawu: nikt nie robi raportu, bo to za dużo pracy. Wtedy firma podejmuje decyzje na wyczucie i nawet nie wie, czego nie wie.

Kiedy zostać przy Excelu

Trzy sytuacje, w których odradzam budowanie czegokolwiek:

• Firma ma dwie–trzy osoby i jeden plik. Arkusz jest wtedy szybszy od każdego systemu i nie ma czego naprawiać.
• Proces zmienia się co miesiąc. Arkusz da się przerobić w pięć minut, system nie. Poczekaj, aż proces się ustabilizuje.
• Problemem jest brak ustaleń, nie brak narzędzia. Jeśli każdy pracuje inaczej, system utrwali chaos w kodzie. Najpierw ustalcie, jak ma być.

Co zamiast wielkiego wdrożenia

Między arkuszem a systemem za 30 000 zł jest cała przestrzeń, o której się zapomina.

Jeśli rozpoznałeś jeden objaw, zacznij od automatyzacji tej jednej czynności. Jeśli rozpoznałeś cztery albo pięć, sensowniej rozmawiać o systemie pod proces firmy.

Rachunek „system czy abonament" rozpisałem osobno we wpisie własna aplikacja czy gotowy SaaS.

Krótko

• Podwójne wpisywanie, wersje plików, wiedza w jednej głowie, telefony o status, ręczne raporty.
• Policz godziny tygodniowo zjadane na obsługę własnych danych. To jest cała diagnoza.
• Poniżej 5 godzin zostań przy arkuszu. Powyżej 15 zwlekanie kosztuje.
• Jeden objaw = automatyzacja jednej czynności, nie wdrożenie systemu.
• Nieustalony proces psuje każde narzędzie. Najpierw ustalenia, potem kod.