Integracja SFA z ERP. Kto ma ostatnie słowo o cenie, stanie i kliencie
Integracja z ERP to najdłuższy etap wdrożenia SFA i jedyny, którego nie widać na demo. Opisuję decyzje, które trzeba podjąć przed pierwszą linijką kodu.
Integracja SFA z ERP zaczyna się od jednej decyzji: który system ma ostatnie słowo o cenach, stanach i danych klienta. Zwykle jest nim ERP, a aplikacja SFA pobiera z niego dane i odsyła zamówienia. Z gotowym API to zwykle kilka dni do dwóch tygodni pracy. Bez API, przez pliki albo bazę, doliczam orientacyjnie dwa–trzy tygodnie.
Integracja to najdłuższy etap całego projektu i jedyny, którego nie widać na prezentacji. Cały harmonogram rozpisałem we wpisie o tym, ile trwa wdrożenie aplikacji SFA. Tu skupiam się na decyzjach, które trzeba podjąć, zanim ktokolwiek napisze kod.
Źródło prawdy: tabela, którą warto spisać na początku
Każda dana w SFA ma jeden system, który ją tworzy i zmienia. Drugi system ją tylko czyta. Gdy oba mogą ją zmieniać, po miesiącu nikt nie wie, która wersja jest prawdziwa.
| Dana | Zwykle źródłem jest | Kierunek | Uwaga |
|---|---|---|---|
| Katalog produktów | ERP | ERP → SFA | Z jednostkami i kodami, nie tylko nazwami |
| Ceny i rabaty | ERP | ERP → SFA | Cała hierarchia: cennik, rabat klienta, promocja, próg |
| Stany magazynowe | ERP | ERP → SFA | Jak świeże muszą być, zależy od tego, co handlowiec obiecuje klientowi |
| Klienci | ERP, czasem SFA | zależy | Nowy klient z terenu: kto zakłada kartotekę i kto ją zatwierdza |
| Zamówienia | SFA | SFA → ERP | Po przyjęciu w ERP wraca do aplikacji numer i status |
| Wizyty i notatki | SFA | zostają w SFA | ERP zwykle ich nie potrzebuje |
Najwięcej sporów budzi wiersz „Klienci”. Handlowiec chce dopisać nowego klienta na miejscu, księgowość chce mieć kontrolę nad kartoteką. Rozwiązanie, które zwykle działa: handlowiec zakłada klienta w SFA ze statusem „do zatwierdzenia”, biuro zatwierdza go w ERP, a dopiero wtedy wraca do aplikacji pełna kartoteka z numerem.
Tryby synchronizacji
- Na zdarzenie. Zamówienie złożone w aplikacji od razu idzie do ERP, jeśli jest zasięg. Tak powinny działać zamówienia, bo każde opóźnienie to ryzyko sprzedania towaru, którego już nie ma.
- Okresowo. Katalog i ceny raz na dobę, w nocy, plus przycisk „odśwież” dla biura po zmianie cennika. Wystarcza w większości firm.
- Na żądanie. Handlowiec u klienta sprawdza aktualny stan konkretnej pozycji. Przydaje się przy towarze, który schodzi szybko.
Praca offline a integracja
Handlowiec składa zamówienie w piwnicy sklepu, bez zasięgu. Aplikacja zapisuje je na telefonie i wysyła później. W tym czasie biuro mogło zmienić cenę albo magazyn sprzedał ostatnie sztuki. Trzeba z góry ustalić, co wtedy wygrywa.
Moja domyślna reguła: zamówienie trafia do ERP z ceną, którą widział klient, oznaczone do sprawdzenia, jeśli cena w międzyczasie się zmieniła. Brak towaru wraca do handlowca jako powiadomienie. Każda firma może przyjąć inną regułę, ważne, żeby była spisana przed budową. Reguła wymyślana przy pierwszej reklamacji kosztuje klienta.
Ile trwa integracja SFA z ERP
| Sytuacja | Orientacyjny czas |
|---|---|
| ERP z udokumentowanym API | Kilka dni do dwóch tygodni |
| ERP bez API: wymiana plikami albo odczyt z bazy | Zwykle dwa–trzy tygodnie i osobne testy na danych produkcyjnych |
| Niespisana hierarchia cen | Dodatkowe dni na ustalenia z biurem, niezależnie od API |
W mojej ofercie integracja z ERP wchodzi w zakres SFA pod klucz, od 44 000 zł. Wersja bez integracji zaczyna się od 24 000 zł. Pełne porównanie z abonamentem jest we wpisie ile kosztuje aplikacja SFA.
Co przygotować przed rozmową
- Nazwę i wersję ERP oraz informację, czy dostawca udostępnia API.
- Przykładową fakturę z kilkoma rabatami i opis, skąd wzięła się każda cena.
- Odpowiedź na pytanie, kto zakłada nowego klienta i kto go zatwierdza.
Krótko
- Zanim powstanie kod, spisz, który system jest źródłem prawdy dla każdej danej.
- Zamówienia synchronizuj od razu, katalog i ceny raz na dobę z odświeżaniem na żądanie.
- Ustal z góry, co wygrywa przy konflikcie po pracy offline.
- ERP z API: zwykle do dwóch tygodni. Bez API: orientacyjnie dwa–trzy tygodnie więcej.
Napisz, z jakiego ERP korzystacie i jak dziś zamówienia z terenu trafiają do biura. Powiem, którą drogą da się je połączyć i ile to orientacyjnie zajmie. Całą usługę opisuję na stronie aplikacji SFA na zamówienie, a szerzej o systemach pod proces firmy w oprogramowaniu na zamówienie.
Mateusz Przybysz – buduję firmom aplikacje web i mobile. Odpowiadam za weryfikację merytoryczną i publikację tego tekstu.
Opublikowano 12 października 2026.