Aplikacja dla przedstawicieli handlowych. Co robi w dniu handlowca i jak ją wybrać

Aplikacja dla przedstawicieli handlowych ma jedno zadanie: zamówienie przyjęte u klienta ma trafić do ERP bez przepisywania, po cenach tego klienta i także wtedy, gdy w piwnicy hurtowni nie ma zasięgu. Możesz kupić gotową na abonament albo zamówić własną, od 24 000 zł netto. Poniżej rozpisuję dzień handlowca, oba modele i checklistę, która pozwala wybrać bez demo z pokazowym katalogiem.

Co aplikacja robi w ciągu dnia przedstawiciela

Funkcje łatwiej ocenić, gdy przejdziesz przez dzień jednej osoby w terenie. Pięć momentów wystarcza, żeby zobaczyć, co jest potrzebne, a co jest dodatkiem do prezentacji.

1. Rano: plan tras i wizyt. Lista klientów na dziś w sensownej kolejności, z adresem, historią ostatniej wizyty i otwartymi sprawami. Handlowiec nie szuka w notesie, kogo miał odwiedzić po telefonie z zeszłego tygodnia.
2. U klienta: zamówienie po jego cenach. Katalog pokazuje cenę z hierarchii Twojej firmy: cennik bazowy, rabat klienta, rabat na grupę towarową, próg ilościowy. Handlowiec nie liczy rabatów w głowie i nie dzwoni do biura z pytaniem, ile kosztuje paleta dla tego sklepu.
3. Przy półce: stany i ekspozycja. Aktualny stan z magazynu, żeby nie przyjąć zamówienia na towar, którego nie ma, oraz zdjęcie ekspozycji z datą i klientem, kiedy producent albo centrala tego wymaga.
4. Bez zasięgu: praca offline. Zamówienie zapisuje się w telefonie i wysyła, gdy sieć wraca. Trudna część to konflikty: co, gdy w tym czasie zmieniła się cena albo stan. Opisałem to we wpisie o aplikacji SFA działającej offline.
5. Wieczorem: raport dla centrali. Kto był, co sprzedał, które zamówienia czekają na zatwierdzenie. Bez wypełniania osobnego formularza po całym dniu, bo dane powstały w trakcie wizyt.

Jeśli którykolwiek z tych punktów w Twojej firmie dziś wygląda tak, że ktoś wieczorem przepisuje kartki albo odpowiada na wiadomości „ile u nas kosztuje…", tam jest pierwszy zysk z aplikacji. Resztę funkcji dobierasz do tego, z czego centrala rzeczywiście korzysta.

Ta sama aplikacja obsługuje w firmie nie jedną rolę, tylko cztery. Handlowiec zbiera zamówienia. Kierownik regionu widzi wizyty zespołu i zatwierdza rabaty powyżej progu. Magazyn dostaje zamówienia do kompletowania bez telefonu od handlowca. Centrala czyta raporty i porównuje regiony. Oceniając ofertę, sprawdź, czy każda z tych osób dostaje własny widok, a nie ten sam ekran z mniejszą liczbą przycisków.

Gotowa aplikacja na abonament czy aplikacja na zamówienie

To główna decyzja i warto ją podjąć świadomie, bo oba modele różnią się nie funkcjami, tylko tym, za co płacisz i co zostaje Ci po latach.

Z samych cen nie wyciągniesz wniosku, bo abonament rośnie z liczbą handlowców i latami, a koszt budowy nie. Rachunek na trzy lata dla zespołów od dwóch do kilkunastu osób rozpisałem we wpisie ile kosztuje aplikacja SFA. Najkrócej: przy kilku handlowcach i standardowym procesie bierz gotowe, przy kilkunastu i nietypowych cenach policz własną.

Z jakim systemem ERP musi się połączyć

Aplikacja dla handlowców nie zastępuje ERP. Pobiera z niego katalog, ceny, stany i dane klientów, a odsyła zamówienia i raporty. Handlowiec widzi to samo, co biuro, tylko w telefonie.

Firmy zwykle pytają o programy takie jak Subiekt nexo, Comarch Optima czy enova. Traktuj je jako przykłady: każdy ma inny sposób wystawiania danych, a wersje w firmach bywają różne. O czasie integracji decyduje, czy ERP ma gotowe API, czy wymiana idzie plikami albo bezpośrednio po bazie. W pierwszym przypadku to dni pracy, w drugim doliczam tygodnie i osobne testy na danych produkcyjnych. Szczegóły i pytania do dostawcy ERP są we wpisie o integracji SFA z ERP.

Checklista wyboru: osiem pytań do każdej oferty

Użyj jej tak samo dla gotowej aplikacji i dla wykonawcy, który ma ją zbudować. Odpowiedź „to zależy" też jest informacją.

1. Jak liczy się cena po trzech latach? Podstaw liczbę handlowców, 36 miesięcy, wdrożenie, integrację i moduły dodatkowe. Porównuj sumy, nie stawki.
2. Czy koszyk policzy Twój przypadek cenowy? Rabat klienta, promocja i próg ilościowy jednocześnie. Sprawdź to na demo własnymi danymi.
3. Co się dzieje bez zasięgu? Wyłącz Wi-Fi, złóż zamówienie, włącz sieć. Zapytaj, jak system rozstrzyga zmianę ceny w międzyczasie.
4. Z którym ERP i w jakim zakresie się łączy? Katalog, ceny, stany, zamówienia w obie strony czy tylko jednostronny eksport.
5. Jakie role widzą jakie dane? Handlowiec, kierownik regionu, centrala, magazyn. Czy kierownik zatwierdza rabat powyżej progu.
6. Kiedy handlowcy zaczynają pracować? Nie data „gotowe", tylko data, od której ktoś realnie zbiera zamówienia. Harmonogramy rozpisałem we wpisie ile trwa wdrożenie aplikacji SFA.
7. Co dostajesz przy wyjściu? Eksport danych w jakim formacie, kod czy tylko dostęp. Ta odpowiedź mówi o cenie więcej niż cennik.
8. Kto utrzymuje to po starcie? Poprawki, aktualizacje systemów w telefonach, zmiana API ERP. Jaki jest koszt i czas reakcji.

Które funkcje są konieczne, a które mogą poczekać

Lista funkcji w ofercie bywa długa, a zespół w terenie używa codziennie kilku. Podział, który stosuję przy rozmowie o zakresie:

Zdjęcia i ankiety to najczęstszy przykład funkcji zamówionej „bo ma być", a nieoglądanej po miesiącu. Zapytaj, kto w centrali otworzy raport i co zrobi z wynikiem. Jeśli nikt, odłóż funkcję na później. Wygrywasz czas pierwszego wdrożenia, a funkcję dołożysz, gdy pojawi się odbiorca.

Trzy błędy, które widzę przy wyborze

1. Wybór po demo na pokazowych danych. Aplikacja z katalogiem dziesięciu produktów działa zawsze. Sprawdź ją na swoim katalogu, ze swoimi klientami i swoimi rabatami, zanim podpiszesz umowę.
2. Porównywanie stawek zamiast sum. Niski abonament od handlowca wygląda dobrze, dopóki nie dodasz wdrożenia, integracji z ERP i modułów, które w tańszym planie są wyłączone.
3. Brak właściciela po stronie firmy. Ktoś musi odpowiadać za cennik, katalog i zasady rabatów, bo aplikacja tylko je pokazuje. Najlepiej osoba z biura sprzedaży, nie informatyk.

Co z telefonami i danymi klientów

Aplikacja trzyma w telefonie katalog z cenami indywidualnymi, czyli dane, które konkurencja chętnie zobaczy. Zapytaj więc o trzy rzeczy: czy po utracie telefonu można zdalnie zablokować dostęp, czy handlowiec widzi tylko swoich klientów i czy po odejściu z firmy konto wyłącza się jednym ruchem. Dobra odpowiedź to role z osobnymi uprawnieniami i konto, które centrala wyłącza bez udziału dostawcy.

Druga sprawa to telefony. Aplikacja na iOS i Androida z jednego kodu pozwala zostawić zespołowi własne urządzenia albo wydać firmowe, bez dwóch osobnych projektów. Przy gotowych systemach sprawdź, czy aplikacja jest w sklepie, czy działa tylko jako strona w przeglądarce, bo to drugie często oznacza słabszą pracę bez zasięgu.

Jak wygląda wdrożenie i kiedy handlowcy ją zaakceptują

Najczęstszy powód porażki nie jest techniczny. Handlowcy wracają do notesu, gdy aplikacja jest wolniejsza od kartki. Dlatego pierwszą wersję warto oddać dwóm–trzem osobom z zespołu, najlepiej jednej sceptycznej, i poprawiać ją na ich uwagach, zanim dostanie ją reszta. W moich projektach pilotaż na dwóch handlowcach jest częścią wdrożenia, tak samo jak import danych, testy na Twoim katalogu i szkolenie zespołu.

Dwie rzeczy skracają akceptację: aplikacja otwiera się na ekranie klienta, a nie w menu, i pierwsze zamówienie da się złożyć w kilka dotknięć. Jeśli zamówienie u stałego klienta zajmuje handlowcowi dłużej niż notowanie, system przegrywa, niezależnie od liczby funkcji.

Kiedy nie budować własnej aplikacji

Odradzam budowę, gdy zespół ma jednego–dwóch handlowców, proces jest standardowy i nikt nie ma problemu z cenami indywidualnymi. Wtedy gotowa aplikacja kosztuje mniej i działa od razu. Odradzam też, gdy nikt w firmie nie umie spisać, jak liczone są rabaty i kto je zatwierdza: żadna aplikacja tego nie naprawi, a budowa utrwali bałagan. Najpierw spisz zasady, potem wybieraj narzędzie.

Własna aplikacja ma sens, gdy handlowców jest kilkunastu lub więcej, gdy gotowy system wymaga obejść arkuszem albo gdy dane i kod mają zostać w firmie. Jeśli to Twój przypadek, zobacz aplikację SFA na zamówienie. Jeśli prowadzisz hurtownię i oprócz handlowców obsługujesz klientów B2B, sprawdź system dla hurtowni.

Jeśli dopiero porządkujesz pojęcia, wpis czym jest system SFA tłumaczy, czym SFA różni się od CRM i ERP.

Krótko

• Aplikacja dla przedstawicieli ma przyjąć zamówienie po cenach klienta, działać offline i oddać dane do ERP bez przepisywania.
• Gotowa aplikacja to opłata od handlowca miesięcznie, aplikacja na zamówienie to jednorazowo od 24 000 zł netto, pod klucz z ERP od 44 000 zł netto.
• Porównuj sumy za 36 miesięcy, nie stawki miesięczne.
• Subiekt nexo, Comarch Optima i enova to przykłady ERP; o czasie integracji decyduje to, czy system ma API.
• Na demo: własny przypadek cenowy, wyłączone Wi-Fi, pytanie o wyjście.
• Nie buduj własnej, gdy masz jednego–dwóch handlowców i standardowy proces.

Chcesz konkretną liczbę? Opisz w dwóch zdaniach, jak dziś trafia do Was zamówienie i ilu macie handlowców w terenie. Wycenę odsyłam w 24 godziny, za darmo, a jeśli gotowa aplikacja załatwi sprawę taniej, powiem to wprost.